Le déménagement d’un bureau d’entreprise peut passer de l’excitation au découragement en un rien de temps. Qu’il s’agisse d’augmenter ou de réduire les effectifs par souci d’efficacité, de déménager dans ou hors de la ville, il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte. Si vous vous trouvez dans la position de coordonner le déménagement des bureaux, nous avons quelques conseils clés pour les entreprises afin de rendre ce processus pratiquement sans casse-tête.

Préparez bien à l’avance

Dans la mesure du possible, commencez à planifier votre déménagement 4 à 6 mois avant la date prévue pour la transition, afin de pouvoir vous occuper de tous les détails sans vous surcharger. Une fois que vous savez que vous allez emménager dans un nouveau bureau, examinez l’espace et décidez de la disposition des lieux, y compris l’emplacement de tout et de tous : chaises de bureau, chaises de laboratoire, chaises de caissier, chaises de réunion, salles d’attente. N’oubliez pas de vérifier l’éclairage de votre nouveau bureau, installez un lustre qui diffuse uniformément une lumière optimale. Vous seriez à l’aise avec les accessoires de confort. Cela vous permettra de planifier vos besoins en matière de nouveaux équipements de bureau et donnera aux employés l’occasion de planifier eux-mêmes leur nouvel espace. Créez une carte ou un plan d’étage et mettez-le à la disposition des employés et des déménageurs afin que chacun connaisse le plan à venir.

Embaucher une entreprise de déménagement à l’avance

Comme le déménagement d’un bureau d’entreprise implique beaucoup d’équipements et de détails, assurez-vous d’obtenir un devis complet et d’engager une entreprise de déménagement à service complet 1 à 3 mois à l’avance. Assurez-vous qu’elle a de l’expérience en matière de déménagement commercial et demandez-lui de vous faire un devis sur place pour le déménagement – ou mieux encore, obtenez des recommandations d’autres personnes de votre réseau qui ont déjà déménagé des bureaux. Les déménageurs doivent être soumis aux mêmes normes professionnelles que toutes les autres personnes avec lesquelles vous faites affaire.

Mettez l’équipe informatique dans le coup

Donnez à votre équipe informatique un préavis de trois mois pour qu’elle commence à planifier le transfert de tous les éléments techniques : équipements, plans Internet, connexions téléphoniques, etc. Elle devra évaluer le nouvel espace pour déterminer si des mises à niveau doivent être effectuées, que ce soit au niveau de l’infrastructure ou de l’équipement apporté au nouveau bureau. Lorsque vous déménagez un bureau d’entreprise, vous voulez que l’atterrissage se passe le mieux possible du point de vue technique, alors préparez-vous bien à l’avance.

Effectuez un nettoyage en profondeur

N’apportez pas de choses dont vous n’avez pas besoin ! Déchiquetez tous les papiers inutiles, débarrassez-vous des meubles de bureau qui prennent la poussière et vendez ou donnez les équipements dont vous n’aurez plus besoin. Tout ce que vous décidez de donner peut être utilisé comme déduction fiscale, alors consultez vos comptables pour savoir quel type de trace écrite vous devez créer pendant votre nettoyage.

Passez commande de nouveaux équipements bien à l’avance

Vous voulez avoir tout ce dont vous avez besoin lorsque vous déménagez, alors 1 à 2 mois à l’avance, commandez vos nouveaux équipements, des racks de stockage tels que ceux proposés par Rayonnage-System.com et meubles afin qu’ils soient là et prêts à être déballés et installés. Attention toutefois à ne pas commander trop d’articles volumineux, car vous finirez par payer deux fois leur transport : une fois pour arriver jusqu’à vous, et une fois pour être déplacé… à nouveau. Coordonnez vos achats avec vos fournisseurs pour qu’ils arrivent au nouveau bureau juste avant votre emménagement.

Actualisez votre adresse partout

Assurez-vous que vos clients savent que vous déménagez et mettez à jour votre site web, vos cartes de visite, votre papier à en-tête et tout autre matériel publicitaire environ une semaine avant le déménagement. Contactez Google pour faire modifier votre inscription en ligne et votre adresse un mois à l’avance – ce changement peut prendre un peu plus de temps pour être effectif car ils doivent envoyer des documents de confirmation. Mettez également à jour vos fournisseurs et vendeurs pour vous assurer que les livraisons futures seront effectuées à la bonne adresse.

Programmez les réunions et les échéances des clients de manière appropriée

Accordez-vous, ainsi qu’au personnel, une zone tampon autour du déménagement du bureau pendant au moins trois jours sans réunions avec les clients et sans échéances importantes. Personne n’aime courir partout en essayant de trouver un endroit propre pour tenir une réunion, et il est plutôt stressant de devoir rendre un rapport important le jour où votre poste de travail est déballé. Une fois la date du déménagement fixée, inscrivez-la sur les calendriers et planifiez en conséquence.

Demandez aux employés d’être bien organisés

Lorsque les employés emballent leurs affaires et leurs fournitures individuelles, demandez-leur d’inscrire leur nom à plusieurs endroits à l’extérieur de la boîte afin que les déménageurs puissent les placer à l’endroit approprié selon le tableau d’agencement que vous avez établi. Pour être encore plus sûr, vous pouvez également placer des cartes de noms aux bons endroits dans votre nouveau bureau pour aider vos déménageurs à être efficaces et organisés.

Pour les sociétés plus importantes, utilisez un code de couleurs

Si le déménagement de bureaux implique la coordination de plusieurs services et d’un personnel nombreux, la plupart des entreprises de déménagement commercial auront probablement un système qu’elles recommandent pour garder tout le monde organisé. Le codage par couleur est une option qui a bien fonctionné pour de nombreuses personnes et votre entreprise de déménagement pourrait même vous fournir des étiquettes pour que les choses restent gérables à l’autre bout de votre déménagement. Assurez-vous que vos employés comprennent le fonctionnement du système !